Hogyan lehet otthonról dolgozni? A távmunka eszközei

A COVID-19 koronavírus gyorsan terjed Európában. A fertőzések nem kímélték Romániát/ Magyarországot/Bulgáriát sem, ahol egyre több vállalat dönt úgy, hogy távmunka üzemmódra vált. Hogyan tud a csapat felkészülni az úgynevezett “home office”-ra – azaz az otthoni irodára? Tekintse át az alábbi eszközöket, amelyek segítenek fenntartani a munka folytonosságát és hatékonyságát.

Milyen eszközök támogatják a távmunkát a szervezeten belül?

Vészhelyzetben, ha több alkalmazottat vagy egy teljes osztályt kell delegálni otthoni munkavégzésre, a szervezetnek először a megfelelő eszközöket és infrastruktúrát kell előkészítenie (beleértve a VPN szolgáltatásokat is), az ügyfélszolgálat folyamatossága, a jó kommunikáció és a csoportos együttműködés fenntartása érdekében. Az alábbiakban bemutatjuk azokat az ajánlott eszközöket, amelyek kényelmesebbé teszik a távmunkára való átállást.

Eszközök a dokumentumokkal való távmunkához és a feladatmegosztáshoz

Az Office365 és a G Suite az egyik fő eszköz, amelyet az otthoni távmunkához ajánlunk. Mindkét megoldás az úgynevezett “home office”-ra – azaz otthoni irodára alkalmazható legnépszerűbb eszközök egyike a világon. Mindkét csomag legfontosabb szolgáltatásai közé tartozik például a fájlokhoz és dokumentumokhoz való hozzáférés bármilyen eszközről, a megosztott munka más alkalmazottakkal, az e-mailek fogadása és küldése, valamint a kapcsolattartás online csevegés és videokonferencia útján teljesen online. Mindkét megoldást teljes irodai programcsomaggal látják el, mint például:

  • Dokumentumok készítése:
    • Word;
    • Google Docs;
  • Táblázatok létrehozása:
    • Excel;
    • Google Táblázatok;
  • Prezentáció készítése:
    • PowerPoint;
    • Google prezentációk.

Mind az Office, mind a G Suite virtuális felhőterületet kínál minden felhasználó számára, amelyben fájlokat tárolhat és szerkeszthet anélkül, hogy azoknak fizikailag a merevlemezen kellene lenniük. A munkavállalók számítógépen, okostelefonon vagy táblagépen keresztül a Föld bármely pontjáról elérhetik mind hivatalos, mind magáneszközökön keresztül.

Vállalati üzenetküldő platformok távmunkához – Microsoft Teams és Google Hangouts

A mindennapi irodai munka fontos szempontja a kommunikáció. A távoli munkamód bevezetése minden bizonnyal negatívan befolyásolja az üzleti tevékenység ezen elemét (például ha nagy projektcsoportban dolgozik). Mind az Office 365, mind a G Suite rendelkezik beépített üzleti üzenetküldő platformokkal, amelyek nemcsak a kis- és középvállalkozások, hanem a nagyvállalatok és a közigazgatási hivatalok igényeit is teljes mértékben képesek kielégíteni.

Microsoft Teams – a legfontosabb funkciók a távmunka megkönnyítésére

A Microsoft Teams egy üzleti üzenetküldő, amely az Office 365 csomagban található, amelynek köszönhetően:

  • cseveghet vagy videokonferenciát folytathat a vállalat bármely alkalmazottjávalvagy egy alkalmazotti csoporttal a vállalatnál,
  • küldhet dokumentumfájlokat vagy képeket,
  • rendezheti, illetve konfigurálhatja az üléseket a naptárban, és meghívhatja a szervezet más tagjait, hogy vegyenek részt és csatlakozzanak hozzájuk – ez nagyszerű lehetőség videokonferenciák létrehozására

A Microsoft Teams egy többplatformos üzleti kommunikációs eszköz, amelyet többek között a távoli munka igényeire hoztak létre.A Microsoft Teams egy többplatformos üzleti kommunikációs eszköz, amelyet többek között a távoli munka igényeire hoztak létre.

A Microsoft Teams egy olyan program, amelyet külön alkalmazásként és böngészőként is használhat, miután bejelentkezett az Office 365 fiókba. A Teams összehozza az üzleti és adminisztratív kommunikáció szempontjából legfontosabb eszközöket, biztosítja a magas szintű rendelkezésre állást és a hatékony információcserét.

TeamViewer – a technikai osztályok és ügyfélszolgálatok számára javasolt eszköz

A TeamViewer egy könnyen használható eszköz, amely képes távsegítséget nyújtani egy másik felhasználó számítógépéhez hozzáférve. Abban az esetben, ha távmunka miatt az összes kolléga, vagy egy részük a cégen kívül dolgozik, nagyon fontos szempont a céges eszközhöz való hozzáférés folyamatos lehetővé tétele pl. a cégen belüli, technikai osztály számára.

Teamviewer
A TeamViewer különféle operációs rendszereket támogat, okostelefonokon és táblagépeken is.

A TeamViewer a cégen belül lehetővé teszi, többek között, a számítógép, vagy szoftver távolról történő megjavítását; technikai probléma megoldását; új szoftver feltelepítését; frissítések elvégzését; adminisztrátor jelszavának beírását, és még sok mást is.

Google Hangouts – üzleti üzenetküldő, csevegő és távmunka eszköz

A Hangouts alkalmazás egy könnyen használható és kényelmes üzenetküldő, a G Suite eszközkészletbe beépítve. A Microsoft Teams-hez hasonlóan hang- és videohívásokat, illetve írott csevegéseket kezdeményezhet, és külső felhasználókat hívhat meg a beszélgetésbe (például üzleti partnereket, ügyfeleket stb.). A Hangouts alkalmazást használhatja mind a böngészőjében, mind pedig egy dedikált mobilalkalmazás segítségével az Android és az iOS számára.

A Hangouts érdekes alternatívája a Google Meet, amelynek köszönhetően távképzéseket szervezhet nagyszámú felhasználó számára. Ez egy nagyszerű eszköz az ilyen rendezvényeket szervező oktatók számára.

A Google Hangouts egy chat-, messenger- és videokonferencia-eszköz, amelyet a G Suite beépített.A Google Hangouts egy chat-, messenger- és videokonferencia-eszköz, amelyet a G Suite beépített.

Dokumentumok megosztása a OneDrive és a Google Drive használatával

Míg az alkalmazottak a társaság székhelyén kívül helyezkednek el, fontos a biztonságos és hatékony virtuális tér biztosítása, amely lehetővé teszi az alkalmazottak egy csoportjának, hogy szabadon cserélhessenek, készíthessenek és megoszthassanak dokumentumokat anélkül, hogy a fájlok későbbi verzióit feleslegesen e-mail címeikre küldenék. Az üzleti élet számára ajánlott megoldások, amelyek biztosítják a magas hatékonyságot a távmunka során:

  • Microsoft OneDrive vállalkozások számára – titkosított virtuális tárhely az üzleti vállalkozások számára

A OneDrive Space egy olyan megoldás, amelyet az üzleti eszközök létrehozásának szakértője hozott létre – amely nem más mint a Microsoft. Teljes mértékben kompatibilis az olyan alkalmazásokkal, mint a Word, az Excel és a PowerPoint, de természetesen nem korlátozódik csak az ezekben a programokban mentett fájlok megosztására. A felhőben tárolt adatok erőteljes titkosításának köszönhetően a Microsoft OneDrive szolgáltatást használó vállalatok biztosak lehetnek abban, hogy dokumentumaik és fájljaik biztonságban vannak, még akkor is, ha az alkalmazottak otthoni vagy okostelefon segítségével férhetnek hozzájuk.

  • Google Drive – felhő tárhely adatmentéssel akár 25 napon át

A Google Drive a G Suite által biztosított virtuális tér, amelyben bármilyen hálózati hozzáféréssel rendelkező eszközt használhat. Az otthoni munkavégzés során a csoportmunka megkönnyítésének egyik fontos tényezője, hogy a Google Drive valós időben felajánlja a dokumentumok megosztását, azok létrehozását és a mentett változástörténetet az alkalmazottak számára. Nem olyan régóta a Google Drive támogatja az Office 365-ben korábban mentett dokumentum formátumokat is.

Igaz, hogy a távmunka eredményes?

Nem kétséges, hogy a COVID-19 koronavírus járvánnyal összefüggő helyzet jelentős próbát jelent minden olyan vállalkozás számára, amely korábban hivatalhoz kötött munkára vagy bérelt helyre támaszkodott. A távmunka üzemmódra való váltáshoz – ha korábban még nem fejlesztették ki a megfelelő eljárásokat – szükséges az új eszközök hatékony átszervezése és használata. Érdemes azonban megjegyezni, hogy a távmunka manapság az üzleti kötelezettségek korszerű megközelítésének számít, ezért is dolgozik egyre több kisvállalkozó otthon.

A megfelelő távmunka eszközök használata a nagyobb vállalatok esetén megoldja a kommunikációs problémák túlnyomó részét, a fizikai jelenlét és a személyes beszélgetés lehetőségein túl.

  • Hasznos volt a cikk?
  • IGEN   NEM
Keresés
Generic filters
Tylko dokładne dopasowania
Szukaj w tytułach
Szukaj w treści
Filter by Article Categories
Gyakori kérdések
Szolgáltatás regisztrációja
Ügyfél panel
Települések
Domains
Hosting
Automatikus telepítő
Adatbázis
FTP
E-mail
SSL bizonylat
Website Builder
eCommerce
G Suite
Office 365
Biztonság
Tudásbázis
WordPress
vagy