G Suite vagy Office 365 – melyik szolgáltatást válassza vállalkozása számára?

Irodai munkában a sebesség, a biztonság és a mobilitás a legfontosabb dolog. E három tényező kombinálása nagyon nehéz feladat a vállalat számára. Éppen ezért a dinamikusan fejlődő vállalkozások egyre inkább hajlandóak a széles körben megértett technológiai felhővel kapcsolatos szolgáltatások igénybevételére. Mindez annak biztosítása érdekében, hogy mindenki bárhonnan – út közben vagy otthon – hozzáférhessen a vállalati dokumentumokhoz és az eszközhöz.

Az irodai alkalmazások jelenlegi piacát két vállalat uralja: a Google és a Microsoft. Annak ellenére, hogy mindkét óriás eszközöket kínál az adatok tárolására, szerkesztésére és feldolgozására kiegészítő merevlemez és más adathordozó használata nélkül – megoldásaik különböznek egymástól. Az alábbi cikkből megtudhatja, melyik szolgáltatás – a G Suite vagy az Office 365 – felel meg jobban vállalkozása igényeinek.

TARTALOMJEGYZÉK

• G Suite – mi ez és mi a legfontosabb tulajdonságai?
• Hogyan befolyásolja a G Suite a vállalkozás vezetésének munkáját és költségeit?
• Kinek való a G Suite?
• Office 365 – miben különbözik a szokásos Office csomagból?
• Office 365 – milyen előnyöket jelent ez egy vállalat számára?
• Kinek való az Office 365?
• Döntés – G Suite vagy Office 365?

G Suite – mi ez és mi a legfontosabb tulajdonságai?

A Google elindította saját e-mailjét, az úgynevezett Gmail, ami nagy sikernek bizonyult. A világ minden tájáról származó felhasználók azonnal elkezdték használni az új eszközt, amely helyet biztosított a levelekhez, a panelt és az adatok szinkronizálásának lehetőségét az Android készülékek között. Az idő múlásával kiderült, hogy a vállalatok egyre inkább hajlandók használni az új Google-szolgáltatásokat, amelyek viszont nagyobb igényesebbek, mint a magánfelhasználók. Az elvárások teljesítése érdekében a Google bevezette egy alkalmazáscsomagot is, azaz egy Google Drive virtuális lemezt, fényképeket, Hangouts messenger-t (és korábbi Google Talk) és még sok mást. Mindezt annak érdekében, hogy egy helyen hozzáférhessenek a mindennapi munkához szükséges eszközökhöz. De ez még mindig nem volt elég,

és itt jelenik meg a G Suite, amelynek eredete 2006-ban nyúlik vissza (akkoriban ezt Google Apps for Work néven ismerték). A Google Apps ingyenesen elérhető a Gmail felhasználók számára, de a G Suite további funkciókat kínál::

• saját domain hozzárendelése és használata e-mail címekben,
• 30 GB adatterülettől (a G Suite Basic csomagban) korlátlan helyig (4 felhasználói feletti üzleti változatban),
• fejlett adminisztrációs lehetőségek, azaz felhasználói fiókok hozzáadása, adathozzáférés-vezérlés, biztonsági beállítások, a törölt adatok helyreállítása,
• az a képesség, hogy egyszerre dolgozzon ki egy dokumentumon sok felhasználó a szervezeten belül,
• Cloud Search, amely egy adatkereső motor a szervezeten belül,
• 24/7 műszaki támogatás.

A G Suite tehát a már jól ismert alkalmazások kiterjesztése, amelyeket több millió felhasználó naponta használ. Ez kétségtelenül nagy előnye, mert irodai dolgozóként nem kell a semmiből tanulnia az új e-mail programok használatát, a fájlszerkesztést stb. – ezekhez Google-fiókjában mindig hozzáférhet!

Hogyan befolyásolja a G Suite a vállalkozás vezetésének munkáját és költségeit?

A Google-alkalmazások között nemcsak a már ismert e-maileket vagy naptárokat találjuk, hanem szövegszerkesztőket és táblázatokat is (a Microsoft Office formátumokhoz is igazítva), jegyzeteket, hírnökeket és még sok mást. Ez teszi a Google-nak bevált megoldások forrását a magán alkalmazások számára és az interneten az első lépéseiket vállalkozások számára. Az idő múlásával a Google ingyenes alkalmazásának lehetőségei elégteleneknek bizonyulhatnak a vállalat jelenlegi folyamatai esetében. Itt áll a G Suite segítségére, amely megszünteti a rendelkezésre álló adatterület korlátozásait, és bemutatja az együttműködés egy elemét a vállalatok számára egy meghatározott adatterületen (szöveges dokumentum, lap, prezentáció stb.). Milyen előnyei vannak egy ilyen megoldásnak?

• sok munkaterület azonnali fejlesztése a csapatok és az alkalmazottak körében – gyakorlatilag eltűnik az e-mailek és a mellékletek többszöri cseréjének szükségessége, mert elegendő egy böngésző használatával megjeleníteni egy dokumentumot, amelyen egyszerre több ember dolgozhat. A rendelkezésre álló kommunikációs megoldások szintén nem igénylik az alkalmazás telepítését, mivel az összes Google eszköz fut a böngészőben.
• minimalizált elérhetetlenségi kockázat – bármilyen internet-hozzáféréssel és webböngészővel rendelkező eszközre van szüksége a G Suite használatához. Minden adatot biztonságos felhőben tárolnak, amelyre a Google évi 99,99% -os rendelkezésre állás garanciát kínál.
• kiszámítható költségek és további megtakarítások – mind a rövid, mind a hosszú távon a G Suite további megtakarításokat hoz a társaság számára. A szolgáltatás közvetlenül a vásárlás után működik, és az eszközök és a domain gyors konfigurálása miatt az alkalmazottak sokkal gyorsabban kezdik használni az e-maileket és alkalmazásokat, mint a dedikált, egyedi igényekre szabott megoldások esetén. A G Suite használatakor nincs szüksége saját szerverre vagy informatikai környezetre, amelyet további szakemberek kezelnek.
• műszaki támogatás és biztonság a legmagasabb szinten – A Google folyamatosan fejleszti alkalmazásait és növeli a biztonsági szintet. A G Suite használatával biztos lehet benne, hogy fájljait biztonságosan tárolja. Ehhez nem kell külön szakembert alkalmaznia, mivel a Google és azok szakértői felelnek az Ön fájljainak biztonságáért.

Kinek való a G Suite?

A legegyszerűbb válasz – mindenkinek! És ez nem hamis állítás, mivel a G Suite képességeit minden méretű vállalat értékelni fogja – az egyéni vállalkozásokatól kezdve (például sokkal nagyobb hely szükséges az adatokhoz, pl. fényképezéshez, filmkészítéshez stb.), a közép- és nagyvállalatokig, akár több száz alkalmazottal (helyi és külföldi ágazatokra osztva, csoportok egy adott projektre összpontosítva). A G Suite egy válasz az üzleti vezetés modern tendenciáira az interneten, tehát tökéletes megoldás az Ön számára, ha:

• azt akarja, hogy a Gmailt saját domainjén használja, és ezáltal növelje az elismerést és a professzionalizmust,
• helyet keres nagyméretű adatokhoz (archívumok, multimédia, fotók, prezentációk), és nem akarja többé belehelyezni a műszaki problémákra érzékeny merevlemezekbe,
• nagyobb csoportban dolgozik, és több tucat percet vesz igénybe minden nap „Re: új fájlverzió” című e-mailek küldésére, olvasására és fogadására,
• értékeli a biztonságot és az adatok helyreállítási képességét különböző véletlenszerű helyzetekben, például okostelefon vagy laptop meghibásodásakor,
• további forrásokat szeretne megtakarítani, amelyeket általában a későbbi alkalmazások, a saját szerver stb. licenceihez fordít.
• tetszik a Gmail, de elfogy a „szabad” kapacitása, és nem akarja továbbítani az adatokat egy másik szerverre.

Office 365 – miben különbözik a szokásos Office csomagból?

Miközben a G Suite-t 100% -ban a webböngészőn alapuló munkahelyre hozták létre, az Office 365 annak szükségességéből származik, hogy a közismert és kedvelt Microsoft Office alkalmazásokat össze kell vonni az új lehetőségekkel, a felhőben történő adatfeldolgozás és -mentés érdekében. Mindkét szolgáltatás filozófiája kissé eltér, bár pontosan ugyanazra koncentrál – az irodai munka gyorsabbá és biztonságosabbá tételére. Sok felhasználó továbbra is az Office 365-et társítja olyan alkalmazásokkal, mint a Word, az Excel vagy a PowerPoint. Valójában ez a csomag sokkal több lehetőséget kínál, és a dokumentumok szerkesztése a fent említett alkalmazásokban csak egy a rendelkezésre álló funkciók közül.

Mondván: „Microsoft Office”, a szemünk előtt van egy klasszikus doboz, ahol több CD található az alkalmazások telepítéséhez egy adott számítógépre.. Az évek során azonban kiderült, hogy ennek a megoldásnak – a vitathatatlan pluszok ellenére – vannak bizonyos hátrányai, amelyek bármely vállalkozásnál problémát okozhatnak: a CD-k megsérülnek, a telepítés egy meghatározott irodai eszközre történik (ami korlátozza az engedélyek használatát az alkalmazottak érkezésekor), és az alkalmazás régi verzióinak nem kell megfelelően működniük az új operációs rendszeren (biztonsági okokból is). Az irodai alkalmazások környezetének egyesítése és fejlesztése érdekében a Microsoft elindította az Office 365 szolgáltatást, amely, mint a G Suite, az előfizetési modell alapján működik. Milyen előnyei vannak az új Microsoft szolgáltatásnak?

• nincs szükség CD-re, meghajtóra stb. – az összes irodai alkalmazás böngészőn fut, vagy opcionálisan telepíthető az eszközre, telepítőfájlokat tölt be egy Microsoft-fiókból,
• felhasználóbarátabb licenc – alkalmazások telepíthetők 5 eszközre, így felhasználhatja a Microsoft-fiókját és az okostelefonon, táblagépen és laptopon lévő adatokat,
• vállalati e-mail fiók a Microsoft felhőben,
• további lemez a fájlok elhelyezéséhez és megosztásához – minden Office 365 felhasználó hozzáférést kap egy 1 TB OneDrive virtuális lemezhez,
• széles körű alkalmazás érhető el az iOS és az Android mobil verziójában – függetlenül attól, hogy van-e iPhone vagy okostelefonja a Google rendszerrel, az irodai alkalmazásokat mindkét üzletben ingyenesen telepíti, és szervezeti fiókját csatlakoztatja hozzájuk,
• naptárakból, e-mailekből, OneDrive-ből és még sok másból származó adatok teljes szinkronizálása – az Exchangenek köszönhetően a Microsoft környezete tökéletesen kapcsolódik egymáshoz. Tehát ha kap egy értekezlet-meghívást az Outlookban, és elfogadja azt, akkor automatikusan hozzáadódik a munkanaptárához. Ezenkívül, az OneDrive-nak köszönhetően, automatikusan hozzáférést kap a fájlok legújabb verziójához, és maga a virtuális lemez „fő adathordozóként” is működhet (akkor hasznos, ha laptopjának kicsi merevlemeze van),
• Sok felhasználó együttműködése egy dokumentumon – ezt a funkcionalitást különösen egy csapatban dolgozó emberek fogják értékelni. Felejtse el több e-mail küldését a csatolt fájl új verziójával – a OneDrive-nak köszönhetően a dokumentumok gyorsabban kerülnek feldolgozásra, és szükség esetén bármikor visszavonhatja a fájl korábbi verziójának módosításait.
• a legmagasabb szintű biztonság – a hagyományos Office csomagban a véletlen fájlok törlése általában költséges IT beavatkozást vagy az adat-helyreállítási alkalmazásokba történő beruházást eredményezett. Az Office 365-ben a felhőben végzett művelet miatt a törölt fájl visszaállítása néhány egérkattintás kérdése.

A fenti szolgáltatások csak példákat mutatnak az Office 365 és a klasszikus Office csomag közötti különbségekre. Valójában a két termék összehasonlítása kissé logikátlan, mert egyrészt a teljes adatkezelési platformon van a vállalatban (sok alkalmazás, pl. hírvivők, szövegszerkesztők, táblázatok, bemutatók és még sok más!), és amely a társaság működésének teljes alapja. A másik oldalon, van egy sor „csak” több irodai alkalmazásunk. Lefordítva az ingatlan nyelvére – az Office 365 egy utakkal, infrastruktúrával és üzletekkel rendelkező város, a klasszikus Office pedig csak néhány ház egy kis utcán.

Office 365 – milyen előnyöket jelent ez egy vállalat számára?

Az új Microsoft szolgáltatás nemcsak ismert és kedvelt irodai alkalmazás az új verziókban, hanem egy sor olyan funkciót is jelent, amelyek javítják a biztonságot bármilyen méretű vállalkozás adatfeldolgozása és szerkesztése során. Éppen ezért az Office 365 számos tevékenységi területet érint:

• A vállalat biztonságban van – az Office 365 többszintű biztonsággal rendelkezik a fájlok, levelek stb. elvesztése ellen. A fejlett adminisztrációs eszközöknek köszönhetően a törölt fájlok vagy e-mailek visszaállítása (akár tucat nappal ezelőtt is) néhány perc kérdése. Az összes kommunikáció az Office 365 platformon titkosított kapcsolaton keresztül zajlik,
• a szolgáltatások méretezhetősége és a költségek átláthatósága – az Office 365-be történő beruházással előre tudja, hogy mennyit fog fizetni, és soha nem lesz arra kényszerítve, hogy az ún. „többlet”, mert az erőforrások pozíciókon/felhasználókon alapulnak. Van 20 alkalmazottja? 20 férőhelyes licencet vásárol,
• a OneDrive virtuális 1 TB-os lemeze a munka fontos eleme – függetlenül a megvásárolt licencek számától, minden felhasználó 1 TB-os adattárat kap. Ennek a megoldásnak köszönhetően a vállalatnak nem kell további lemezekbe, adathordozókba vagy szerverbe fektetnie (ez azért fontos, mert a merevlemezek piaci árai sok tényezőtől függnek, és évente több tucat százalékig ingadozhatnak). Az adatok egy részét, különösen a kulcsfontosságúkat, a legegyszerűbb a Microsoft felhőbe továbbítani,
• az offline, kapcsolat nélküli működés képessége – a Microsoft felhőre történő áttérés nem kényszerít bennünket arra, hogy internet-kapcsolaton keresztül folyamatosan használjuk a szolgáltatást. Természetesen ez erősen ajánlott és javasolt, de az Outlook webalkalmazások lehetővé teszik az üzenetek offline mentését. Miután észrevette az aktív internetkapcsolatot, az adatok automatikusan szinkronizálódnak,
• nagyon jó és széles körben elérhető mobilalkalmazások iOS és Android számára – gyorsan meg kell változtatnia néhány táblázatot az Excel programban, és üzleti úton van-e az irodától távol? Telepítse az Excel szoftvert az okostelefonjára, jelentkezzen be a szervezet fiókjába, és végezze el a fájl feldolgozását. Az Office 365 esetében ez nagyon jól működik!
• jobb munkaszervezés – az ülések, kirándulások és ünnepek szabhatják a káoszt egy nagyobb társaság sorában. Az Office 365-nek köszönhetően elkerülheti a félrevezető információkat, mivel minden alkalmazottnak megvan a saját naptára, amelyben a legfontosabb eseményeket (mind az egyszeri, mind a visszatérő eseményeket) mentik a helyszínnel együtt. Ilyen módon jobban megtervezheti alkalmazottai munkáját, és megakadályozhatja azt a helyzetet, amikor egy alkalmazott többnapos vakációra megy, és hagyja Önt kulcsfontosságú információk és a szükséges dokumentumok nélkül.

Kinek való az Office 365?

Mindenekelőtt azok számára, akik használni akarják a bevált irodai alkalmazást és olyan alkalmazásokat, mint a Word, Excel, PowerPoint, további helyet keresve a fájlok és a biztonságos technológia számára. Ez egy olyan megoldás is, amely javítja a csapatmunka megszervezését, és növeli a sok ember közötti együttműködés fontosságát egy projektnél – annak köszönhetően, hogy a fájlok megoszthatók a közös szerkesztés céljából, a feladatot soha nem állítják véletlenszerű helyzetekben. Az Office 365 tökéletes lesz mind nagy szervezet, mind kis vállalkozás számára.

Döntés – G Suite vagy Office 365?

Ez nagyon nehéz választás, és bármely szolgáltatás jelölését nem annyira gazdasági kérdések (mindkét szolgáltatás ára hasonlóak), mint a munka stílusa, esetleg a szokások diktálják. Minden nap használja a Gmailt? A G Suite vásárlása természetesen hasznos lesz az Ön számára, mivel azonnal hozzáférhet több adatterülethez, valamint egyedi fiókot rendel hozzá a fiókjához, és felhasználhatja azt az e-mail címében. Tetszik munka a táblázatokban vagy a dokumentumok fejlett szerkesztése? Választása az Office 365-re vonatkozik, de ez csak egy a sok funkciója közül.