A világon több millió felhasználó használja a Gmailt. Ezt magán- és kereskedelmi célokra is megteszik, például kapcsolatba lépnek a vállalkozókkal. Miközben azonban ha néhány fényképet küld e-mailben családtagjainak, nem lehet meglepő, így a gmail.com postafiók használata negatívan befolyásolja vállalkozásának profeszionalitását és imázsát. Ennek megváltoztatása érdekében a Google egy csomagot készített a vállalatok számára – G Suite (korábban Google Apps for Work néven ismert). Miben különbözik a Google szokásos postafióktól?
TARTALOMJEGYZÉK
- A G Suite a saját domain az e-mail címében
- Adattárhely – 15 GB valóban nagyon sok?
- Fejlett spamszűrők a G Suite alkalmazásban
- Fiókkezelés a G Suite alkalmazásban – nagyobb biztonság a vállalat számára
- Biztonsági adatmentés a Google-on
A G Suite a saját domain az e-mail címében
A jó imázs megteremtésének alapja egy olyan postai cím használata, amelyet ügyfeleinek könnyen meg lehet jegyezni, ugyanakkor olvasható és egyedi. Sajnos, a lengyel (és nem csak) interneten sok „vállalati” e-mail címet is találhat, amelyek jók, de csak e cím tulajdonosának szempontjából. Végezzen el egy egyszerű tesztet – keresse meg az alábbi listában azt a címet, amely a lábbelikkel foglalkozó online áruházhoz társítható.
marcin193_szczecin@gmail.com
gosia_smerfetka917@gmail.com
kontakt_biuro985@gmail.com
info@ciekawebuty.pl
sprzedawca99_bialystok@gmail.com
Az eredményt nem kérjük. Fontoljon meg még egy tényt – ezek közül az e-mail címek közül melyikkel társíthatja, hogy mely domainhez tartozik az említett online áruház?
Egyszerű?
A hagyományos gmail.com postafiók esetében Ön „el van ítélve” a gmail.com domain használatához a @ jel alatt, ami azt jelenti, hogy címe már nem ismerhető fel (mindenekelőtt soha nem volt ilyen). A mail ingyenes verziójának egyszerűen vannak hátrányai, és ezek közül az egyik az egyediség hiánya.
A G Suite csomag megoldja ezt a problémát, mert ennek köszönhetően hozzákapcsolhatja saját domainjét a Gmail-fiókhoz, és felhasználhatja bejelentkezési és feladó/címzett címként. Sőt, a G Suite használatával nem kell új e-mail fiókot létrehoznia. Egyszerűen hozzáadja a domaint az adminisztrációs panelbe, beállítja a pontos e-mail címet, és készen áll. Ettől kezdve a postafiókja új, professzionális címet fog kapni, amelyet ügyfelei értékelni fognak.
Adattárhely – 15 GB valóban nagyon sok?
A Gmail esetében 15 GB-ot kap az induláshoz. Ez nagyon sok? Ez több kérdéstől függ. Mindenekelőtt az e-mail mellékletek több tucat MB-t is igénybe vehetnek, és ha ilyen leveleket cserélünk a fájlok új verzióival, akkor nagy mennyiségű rendelkezésre álló helyet fogunk megragadni. Ezenkívül a Google Fiók helyét nem csak e-mailben, hanem a Drive és a Fotók is megosztják. Ha az Android okostelefonjával szinkronizálja az adatokat, előfordulhat, hogy az e-maileknek nem maradt annyi szabad hely. Természetesen nem ösztönzöm, hogy hagyja abba a szinkronizálást a Google felhővel – ez az opció gyakran mentőöv okostelefon meghibásodása vagy az adatok visszaállítása esetén.
Ha a Gmail beérkezett üzenetei tele vannak levelekkel a mellékletekkel, és lassan közeledik az előírt korlátokhoz – fektessen be a G Suitebe. Már az alapcsomagban (Basic) 30 GB helyet fog kapni, és a Business verzió esetében 1 TB (4 felhasználót meghaladó – nincs korlátozás). Könnyű és ami a legfontosabb – gyors módon, még több lehetőséget kap a kényelmes és biztonságos információcserére. Ne feledje – további helyet fog használni a dokumentumok, projektek és más fájlok biztonsági másolatainak tárolására is, például a Google Drive alkalmazásban.
Fejlett spamszűrők a G Suite alkalmazásban
Nagyon nem befolyásoljuk a spamszűrők teljesítményét a Gmailben. Előfordulhat, hogy az ügyféltől származó fontos leveleket érzékeny tartalom vagy mellékletek miatt blokkolják. A G Suite esetében sokféleképpen konfigurálhat spamszűrőket, például hozzáadhatja a feladó IP-címét a feketelistához.
Fiókkezelés a G Suite alkalmazásban – nagyobb biztonság a vállalat számára
A G Suite adminisztrációs konzol lehetővé teszi a hozzáférés zárolását a szervezet egy adott felhasználójának fontos adataihoz. Ez nagyon fontos, ha egy alkalmazott elhagyja a társaságot, mert sok üzleti információval rendelkezik. Ez viszont a versenyképesség elvesztésének kockázatát és akár pénzügyi szankciókat is magában foglal (például amikor az adatok bármilyen módon szivárognak). A fiókok adminisztrálása ezért kulcsfontosságú szempont, amely megkülönbözteti a G Suite-t a Gmail-től. Nem nehéz elképzelni azt a helyzetet, amikor a magán e-mail fiókokat használó vállalkozás problémát tapasztal a felelősségi kör átruházásával vagy a Google-szolgáltatásokkal megosztott konkrét projektekkel kapcsolatban. A szokásos Gmail esetében az üzleti tulajdonosnak nincs teljes ellenőrzése az ilyen típusú tevékenységek felett.
A G Suite konzoljának köszönhetően rendszeresen ellenőrizhetjük, hogy az alkalmazottak elég erős jelszavakat használnak-e postafiókjukhoz, és konfigurálhatunk további biztonságot a bejelentkezéskor (pl. tesztek).
Biztonsági adatmentés a Google-on
Gondolkodta már azon, hogy mi történik, ha véletlenül töröl egy fájlt a Drive lemezről? Inkább ne tesztelje – az ingyenes Gmail-fiók nem készít biztonsági másolatot. A G Suite esetében sokkal több lehetőség van, beleértve a felhő biztonsági mentéseinek aktiválását. Fontos szempont, hogy egy ilyen biztonsági másolatot addig tárolnak, amilyen hosszú ideig nem használja a fiókot vagy az eszközt. Tehát semmi nem akadályozza meg az elveszített fájlok visszaállítását, még azoknak sem, amelyeket például 2 héttel korábban elveszített.
